In Organigrammen steckt eine Menge Informationen und viele Anwendungspotenziale, wenn es uns gelingt ihre Logiken zu verstehen und einheitliche Standards zu entwickeln. Wir haben versucht den Organigramm-Dschungel zu durchdringen.
Verwaltungsorganigramme geben detaillierte Einblicke in die Struktur einer Behörde, die Rollenbezeichnung, Zuständigkeiten und Hierarchien. Sie sind jedoch oft komplex: Wo ist der Leitungsstab angesiedelt? Wie stehen bestimmte Funktionen oder Rollen zueinander? Auf den ersten Blick ist der Aufbau einer Behörde oder die Verteilung der Zuständigkeiten nicht immer klar verständlich.
Die Komplexität steigt weiter, wenn man versucht, Organigramme verschiedener Senatsverwaltungen oder Bezirke nebeneinander zu legen und zu vergleichen. Bislang gestalten die zwölf Bezirke und Hauptverwaltungen ihre Organigramme individuell, um beispielsweise interne Schwerpunkte wie Leitungsstäbe oder Task Forces abzubilden.
Mit unserem Organigramm-Tool können nun Organigramme erstellt und Informationen in maschinenlesbarer Form und seit der letzten Entwicklungsstufe auch in einem Linked Open Data fähigen Format veröffentlicht werden.
So können die Informationen aus der grafischen Darstellung herausgezogen und für vielfältige Anwendungen genutzt werden, etwa für die Suche nach Personen in Führungspositionen über die gesamte Verwaltung.
In unserer Fallstudie “Vom Informationssilo zum Wissensnetzwerk”, die wir in der letzten AG Open Data vorgestellt haben, verdeutlichten wir, wie elementar die Verfügbarkeit von qualitativ hochwertigen, aktuellen und maschinenlesbaren Informationen für Digitalprojekte ist und wie man sich der höchsten Datengüte dank Linked Data nähert.
30-35 Minuten
Am Beispiel der Organigramme arbeiten wir derzeit an einer praxisnahen Fallstudie, um zu lernen, wie mit wichtigen Basis-Informationen die Grundlage für Linked Open Data in Berlin gelegt werden kann.
Um sicherzustellen, dass Maschinen oder Software keine falschen Informationen erhalten, ist es jedoch unerlässlich, eine möglichst einheitliche Sprache bei der Erstellung der Organigramme zu verwenden.
Vor diesem Hintergrund haben wir als ODIS gemeinsam mit dem Beauftragten für Open Data in der SenWGP, William Treherne, ins CityLAB Berlin eingeladen, um in einem Workshop das Tool zu testen und Standards zu entwickeln. Zusammen mit unseren Workshopteilnehmenden aus SenFIN, SenWGP, SenJustV, Senatskanzlei, SenWEB sowie den Bezirken Treptow-Köpenick und Spandau haben wir uns dieser Herausforderung gestellt und sind tief in die Logiken der Organigramme eingetaucht.
Zu Beginn arbeiteten die Teilnehmenden mit ausgedruckten Organigrammen sowie Schere und Papier, um die verschiedenen Ebenen, Rollen und Abhängigkeiten ihrer Behörden herauszuarbeiten.
Dabei notierten sie schwierige Situationen und knifflige Entscheidungen. In der anschließenden Diskussion wurden Gemeinsamkeiten und Besonderheiten zwischen den Senatsverwaltungen und Bezirken, aber auch individuelle Besonderheiten deutlich. An Whiteboards wurden die einzelnen Rollen und Funktionen geclustert und diskutiert, welche Rollen zusammengefasst oder als vergleichbar angesehen werden können.
Anschließend stellten wir das Organigramm-Tool vor, um alle Teilnehmenden mit den Funktionen vertraut zu machen. Mit bereits erstellten Organigrammen als Best Practice erarbeiteten die Teilnehmenden in Kleingruppen ihre eigenen Organigramme. Der Fokus lag zunächst auf der Abbildung der Hausleitung. Schon dieser erste Schritt führte zu Diskussionen in den Gruppen, um eine möglichst einheitliche Sprache zu finden.
Der Workshop war ein wichtiger erster Schritt, um maschinenlesbare Organigramme in Berlin zu etablieren. Die Diskussionen zeigten jedoch, dass die Entwicklung einer einheitlichen Sprache und Standards eine große Herausforderung bleibt.
Die Teilnehmenden werden nun die Organigramme weiterentwickeln und dabei auf weitere Hürden stoßen. Wir als ODIS nehmen alle wertvollen Hinweise dankend auf und werden punktuell zum Beispiel in den Rollenbezeichnungen das Tool anpassen. Wir sind gespannt und bleiben am Ball.
